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公文管理解决方案

通达公文管理解决方案

1.概述

       红头文件是我国行政机关实现上情下达的唯一法定方式,印章则是文件有效性的表现形式。随着电子政务逐步深入的开展,政府内部实现了无纸化办公,实现了日常文件的起、审批和流转的网络化与电子化。同时,如何实现上、下级之间的无纸化办公和政务交流,越来越多为政务信息化建设部门所重视。通达公文传输系统正是针对公文传输的这种需求,在政务信息化领域所迈出的重要一步。

      公文传输系统利用计算机网络技术、版面处理与控制技术、安全 技术等,实现了单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能,以现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。

       公文传输系统的使用需要先用计算机进行公文排版,然后经过版式转换使之成为不可篡改的版式文件,再通过电子盖章加密,制作成含有红头和公章的电子公文文件,并通过计算机网络直接发送给接收方,接收方在收到电子公文后,通过安全认证和实时解密,通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件,最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的公文。整个过程都是通过计算机来实现,并且需要进行全程的安全与保密控制,从而大大缩短了公文传输的时间,并有效保障和提高了公文的安全性。下图为公文传输流程图:

                 

       在现阶段的电子政务建设过程中,完全实现无纸化办公对于绝大多数地区和单位来说都还有很多现实的困难,相比之下,公文传输系统既利用了电子网络传输的便捷性和电子文件管理的先进性,又遵从了公文的安全性、严肃性、规范性,与现行有纸办公方式兼容,且建设周期短、见效快、收益大,尤其该系统的建设基本不改变现有流程,因而是各行政、企事业单位开展电子政务和办公自动化的最佳突破口。

2.公文管理定义

“公文管理”是政府机关日常办公的核心业务。在传统的手工作业的公文管理中,存在着低效率、少监督、欠管理的弊病,因此,建立一个好的公文管理系统是确保政府机关行政管理高效办事、廉洁行政、规范管理和提高效益的基础。

“公文管理”按来文源不同可分为:收文管理和发文管理。收文管理主要对外来公文(纸质或电子公文)进行管理和管理,实现收文登记、拟办、批办、传阅、承办和归档等全过程的电子化管理。发文管理主要管理来文转发和内部制发的公文,实现公文的草拟、审核、签发、编号、打印、分发、归档等全过程的电子化管理。

 

“公文”本身是一种不规范的文档型数据,管理方式也是随公文性质、内容、重要性、紧急程度等诸多因素的不同而有不同的流程和权限要求,针对这一特点,西诚电子公文管理系统的“公文管理”模块在设计中充分体现灵活性和易操作性之间的平衡,同时,提供了严密的安全机制和完善的催、督办功能,以消除办文中的越权、泄密、拖沓等现象,另外,还提供了完善的流程跟踪监督、统计查询工具以规范行政行为和提高管理服务质量。

3.公文管理要求

安全性要求无疑是首先要满足的要求。一方面由于网络环境的广泛性和复杂性等特点,文件在网络传输过程中可能会被截取或者篡改,另一方面内部失密更是需要严加防范的,据统计内部失密案件要超过信道失密的数量。具体要求如下:

公文内容不被非法截取、篡改和伪造;

在公文传输的时候,首先我们需要防止公文被非法截取,这是网络安全的问题。同时也需要考虑到,万一公文被非法截取的话,公文的安全如何得到保护,这就需要通过密码技术来解决。根据国家有关管理部门的要求,正式公文必须采用硬件加密,含有国家机密的文件还必须采用国家指定的密码机。

单纯从技术角度讲,采用普通的数字签名技术即可防止公文被非法截取、篡改和伪造,但从应用角度看,建立 CA 中心做实 时 CA 认证的方式要求每一台使用电子公文的电脑与CA 中心都要保持实时在线的高速连接,还涉及到内外网分离、谁来负责 CA 中心的建设与管理等很多非技术因素,在实践中不是很容易推广,因此离线式的数字签名技术就成了更佳的选择。由于公文传输系统本身的特性,离线式的数字签名技术不仅更易推广,而且也更加安全可靠。

电子印章的安全性;

对公文传输来说,加盖电子印章是必不可少的。这就要求电子公文文件必须具有高度的保密性、严肃性、不可抵赖性、不可伪造性和不可篡改性,并对电子公章实施专门的保护,不允许出现安全漏洞。因此,就必须在公文传输、处理、存储等过程中,保证印章不被非法盗用;

印章作为公文有效性的象征,在公文系统的重要性是不言而喻的。如何进行电子印章的安全保护?我们从印章的存放、使用、以及加盖到文件上的印章这三个方面来阐述印章的安全性要求:

印章存放安全:实物印章看得见摸得着,可以锁在保险柜中有专人保管。电子印章是无形的,必须存放在移动存储介质(U 盘、软盘)上,这样就可以和实物印章一样锁在保险柜中有专人保管,按照同样的印章管理制度进行管理。

印章使用安全:实物印章是谁拿到谁就能用,在哪里都可以用。电子印章在使用上采取了更多的安全措施,有效防止了印章被非法盗用。

4.公文管理解决方案

4.1企事业公文管理现状

当前,在国家信息化体系建设中,政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。推动电子政务的发展,是一种世界性潮流,也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用,很多信息可通过电子信息通道传递。但对于大量存在的机要文件和物件,由于其机要保密和凭证特性等要求,有很多无法通过网络直接传输,而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。长期以来,各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、流转工作主要是靠手工签收、手工登记(录入)完成的。手工管理方式受人为因素影响大,效率低,容易出错,不易分清责任,对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正,甚至还会出现失泄密等重大事故。且由于文件的收发流转信息一般在登记本上,查询统计很不方便,信息资源难以共享,无法适应由于信息量的快速膨胀,管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。

另一方面,在传统的办公自动化系统中,需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的,经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达,或者领导已经在纸质文件上进行了批阅,秘书还要重新录入电子信息的情况,使纸质公文与电子公文形成“两层皮”现象。因此,实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件流转作业的全面信息化管理已成为政府机关政务信息化建设工作的一个重要领域。

4.2通达OA公文管理应用

电子公文系统分发文工作流程和收文工作流程两个部分。发文工作流程包括版式文件的生成、文件盖章加密、公文分发;收文工作流程包括文件的签收、公文打印;系统还包括回执功能,以及与其他信息交换平台之间的接口。接下来我们详细介绍整个通达公文系统的功能。

公文发文:

(1)任一部门任一工作人员都可起草公文,即拟稿。

(2)在拟稿以后提交给核稿人进行核稿,核稿人可以是同级也可以是上级。

(3)对于核稿没有通过的,核稿人可退回给拟稿人重新拟稿直到满意为止, 退回的同时给出核稿意见。

(4)核稿通过后提交给上一级领导进行审核,并写明审核意见;对于未能通 过的公文审核人可退回给拟稿人,同时提出审核意见,令拟稿人做出修改。

(5)通过审核的公文提交给再上一级领导进行签发,领导人写明签发意见后, 由相关人员进行发文处理。

(6)发文人在收到要发送的公文后,将上级领导的处理意见一并发给签收部门,然后等待签收部门签收。

(7)签收部门进行签收后,发文人将此公文归档。

公文收文:

(1)签收部门收到公文后首先签收,并告知发文部门的发文人其发文已经签 收,然后签收人再将收文进行登记。

(2)收文登记后交到拟办人那里,拟办人提出拟办意见提交给上级领导阅批。

(3)上级领导阅批后提出阅批意见,按要求的承办部门交给分办人进行办理。

(4)分办人根据承办部门将公文及阅批意见一并提交到各承办部门。

(5)承办部门在收到公文后填写承办意见及办理情况。

(6)承办部门办理公文后,将此收文归档。

4.2.1公文发文

公文流程中支持自定义流程,根据单位实际公文发文流程实施搭建。发文处理是指以本单位发出去的文件的处理国策。行文具有相似的工作处理流程。发文处理模块有以下要求:所有的发文要求通过拟稿、核稿、审核、签发、套红、发文、归档。

例:在公文流程中可实现,由拟稿人进行发文拟稿,部门核稿、会签、办公室审核、主管领导签发、文书编号、套红盖章、经办人校对、公文发文,归档等操作。

一、发文拟稿:在发文拟稿环节可进行发文拟稿、上传正文、添加附件;在发文稿纸中可填写“文号”“缓急”“密级”“标题”等常用字段,如下图所示。

右上角点击【正文】按钮,可在正文区域进行正文拟稿或正文上传操作。正文编辑好后,点击右上方【保存】按钮,即对正文进行保存操作,提示保存成功,在表单下正文区域自动形成正文区域。 右上角点击【附件】,即可看到附件区,用于上传相关附件。

二、办公室核稿:办公室核稿步骤,由办公室负责人对正文进行核对工作,点击正文区域对正文进行下载、阅读、在线编辑等操作。

对正文点击在线编辑即可对正文进行核稿,支持保留痕迹及隐藏痕迹功能。当核稿通过即可转交下一步;当核稿没有通过的,核稿人退回给拟稿人重新拟稿直到满意为止,退回的同时给出核稿意见。

三、会签:当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时,进行会签操作。此会签功能支持对于会签意见根据时间、角色排序进行升序或降序显示。

四、主管领导签发:通过办公室审核的公文提交给再主管领导进行签发,领导人写明签发意见后, 由相关人员进行套红盖章处理。 此会签功能支持对于会签意见根据时间、角色排序进行升序或降序显示。

五、编号与套红、盖章:正文套红是按照单位规定的红头样式,做出对应的红头内容,上传到OA系统中。有套红权限的人在处理附件时可直接将红头样式套入到公文正文中,形成红头文件。目前通达OA支持多种套红板式,自动引入红头;促进企事办公信息化、公文电子化,降低文件错误率和耗材开支。

由套红、盖章负责人对正文点击在线编辑即可对正文进行套红及盖章操作。

六、由经办人进行公文校对,主要在公文办理过程中,以签发的文稿为标准,对打印的清样进行核对的工作。公文校对是确保行文规范,内容准确,避免发生纰漏的一个重要环节,是把好公文质量关的有效手段。

七、办公室发文:公室发文人在收到要发送的公文后,将上级领导的处理意见一并发给签收部门,然后等待签收部门签收。

八、归档:签收部门进行签收后,发文人将此公文进行归档。

4.2.2收文发文

公文流程中支持自定义流程,根据单位实际公文收文流程实施搭建。在接收到上级单位下发正式文件后,公司专人通过OA上传公文资料,以公文流程进行公文审批、公文流转操作。

例:公文流程中可实现,文书收文登记,转交办公室进行拟办,转交领导批示后由办公室负责人根据领导批示转交到分管领导进行批示,再次回到办公室根据分管领导意见下发到相关部门负责人,由部门负责人接收到领导办理意见后进行办理并内部流转公文,最终汇集到文书处进行公文归档操作。

一、文书收文登记:在收文登记环节可进行上传添加附件;在收文稿纸中可填写 “收文文号”、“来文机关”、“来文文号”、“来文日期”、“文件标题”、“重要级别”等常用字段字段进行收文登记,如下图所示。

二、办公室拟办:办公室拟办步骤,由办公室负责人对来文进行查阅,可对来文进行下载、阅读操作。根据来文内容办公室填写拟办意见。

三、领导批示:领导批示步骤可对来文文件进行签批操作,并填写批示意见。

四、分管领导基于领导批示及来文相关内容,对文件进行补充批示,再下发至各部门负责人进行承办工作。领导批示页面,根据会签功能支持对领导批示意见根据角色排序进行升序或降序显示。

五、部门负责人根据所有领导批示意见,对来文内容进行详细阅读并办理工作,填写部门办理意见,将来文文件在内部进行传阅,组织部门员工共同办理或知晓该文件。

六、各部门承办完毕并在部门内部流转后,转交到文书节点,由文书对公文进行公文归档操作。

4.3通达OA客户案例